Integration

FileMaker Kunden- und Projekt-Webhook

Dieser Endpoint nimmt Kunden- oder Projekt-Daten aus FileMaker entgegen, speichert sie lokal und versucht danach direkt die Synchronisation nach awork.

POST /webhooks/filemaker

Headers

Content-Type: application/json
Accept: application/json
Authorization: Bearer <WEBHOOK_TOKEN>

Empfehlung

FileMaker sollte operation: "upsert" senden. Dadurch kann derselbe Datensatz mehrfach übertragen werden, ohne doppelte Projekte zu erzeugen.

Request Body

{
  "entity_type": "project",
  "record_id": "WF_2_0_Job_137680",
  "operation": "upsert",
  "data": {
    "filemaker_project_id": "WF_2_0_Job_137680",
    "job_number": "HA/EQ/2026/002/000",
    "project_name": "new EQ Media Sponsoring",
    "filemaker_client_id": "WF_2_0_Ad_4010",
    "client_name": "Hassia",
    "filemaker_product_id": "PRD_0057",
    "product_name": "Elisabethen Quelle",
    "kapatool_active": 1,
    "client_is_active": 1,
    "created_by_email": "paulina.wiehrdt@huth-wenzel.de",
    "filemaker_status": "Aktuell"
  }
}

Kunden-Request

{
  "entity_type": "customer",
  "record_id": "12345",
  "operation": "upsert",
  "data": {
    "filemaker_client_id": "WF_LBS_BY",
    "client_name": "LBS Bayern",
    "is_active": true
  }
}

Inaktive Kunden werden in awork nicht geloescht, sondern mit Pfeilomat inaktiv markiert. Bei Reaktivierung wird der Tag entfernt.

Pflichtregeln

entity_type muss customer oder project sein.
record_id muss identisch mit data.filemaker_project_id sein.
operation ist create, update, upsert oder delete.
kapatool_active und client_is_active akzeptieren 1, 0, true, false, "true", "false".

awork Status-Mapping

FileMaker	awork
`Aktuell`	Noch nicht gestartet
`Fertig`	Abgeschlossen

Die Middleware setzt den echten awork-Projektstatus per /projects/{projectId}/changestatus.

awork Sync

processed: Lokal gespeichert und direkt nach awork synchronisiert.
queued: Lokal gespeichert, awork Sync wird per Queue erneut versucht.
disabled: Lokal gespeichert, awork Sync ist serverseitig deaktiviert.

Erfolgreich: erstellt

201 Created

{
  "message": "FileMaker project webhook created local records.",
  "webhook_event_id": 1378,
  "status": "processed",
  "operation": "upsert",
  "entity_type": "project",
  "record_id": "WF_2_0_Job_137680",
  "project_id": 5896,
  "created": true,
  "awork_sync": {
    "status": "processed"
  }
}

Erfolgreich: aktualisiert

200 OK

{
  "message": "FileMaker project webhook updated local records.",
  "webhook_event_id": 1378,
  "status": "processed",
  "operation": "upsert",
  "entity_type": "project",
  "record_id": "WF_2_0_Job_137680",
  "project_id": 5896,
  "created": false,
  "awork_sync": {
    "status": "processed"
  }
}

Fehlerfälle

Status	Bedeutung
`400`	Ungültiges JSON, Antwort: `Malformed JSON.`
`401`	Fehlender oder falscher Bearer Token.
`422`	Validierungsfehler, z. B. fehlende Pflichtfelder oder abweichende IDs.
`404`	Nur bei `operation: "update"` oder `operation: "delete"`, wenn das Projekt lokal nicht existiert.
`409`	Nur bei `operation: "create"`, wenn das Projekt lokal bereits existiert.
`503`	Lokale Datenbank-Persistierung war nicht möglich.

Projekt ohne Produkt

filemaker_product_id und product_name duerfen leer sein. Das Projekt wird dann direkt dem Kunden zugeordnet und ohne lokalen Sub-Client gespeichert.

{
  "entity_type": "project",
  "record_id": "WF_2_0_Job_7802",
  "operation": "upsert",
  "data": {
    "filemaker_project_id": "WF_2_0_Job_7802",
    "job_number": "MK/TP/2019/025",
    "project_name": "Test RE",
    "filemaker_client_id": "WF_2_0_Ad_2108",
    "client_name": "Musterkunde",
    "filemaker_product_id": null,
    "product_name": null,
    "kapatool_active": 1,
    "client_is_active": 1,
    "created_by_email": "alexander.pfeil@huth-wenzel.de",
    "filemaker_status": "Aktuell"
  }
}

Projekt geloescht in FileMaker

Bei operation: "delete" wird das Projekt nicht physisch geloescht. Die Middleware setzt es lokal auf Fertig, deaktiviert Kapatool, schliesst das awork Projekt mit Status Abgeschlossen und setzt zusaetzlich den Tag Pfeilomat geloescht.

{
  "entity_type": "project",
  "record_id": "WF_2_0_Job_7802",
  "operation": "delete",
  "data": {
    "filemaker_project_id": "WF_2_0_Job_7802",
    "job_number": "MK/TP/2019/025",
    "project_name": "Test RE",
    "filemaker_client_id": "WF_2_0_Ad_2108",
    "client_name": "Musterkunde",
    "kapatool_active": 0,
    "client_is_active": 1,
    "filemaker_status": "Fertig"
  }
}

awork Zeiten nach FileMaker

Gebuchte Zeiten aus awork werden nur dann in FileMaker API_Zeitzettel geschrieben, wenn alle Sicherheitskriterien erfüllt sind.

Aktuelle Pilot-Freigabe

FILEMAKER_AWORK_BOOKED_HOURS_ENABLED=true
FILEMAKER_AWORK_BOOKED_HOURS_PILOT_ENABLED=true
FILEMAKER_AWORK_BOOKED_HOURS_PILOT_USER_EMAILS=vahidin.talic@huth-wenzel.de

Pflichtkriterien

Der awork User muss lokal gemappt sein und die E-Mail vahidin.talic@huth-wenzel.de haben.
Der awork User muss eine personio_id im Middleware-System haben.
Das awork Projekt muss lokal mit awork_project_id gemappt sein.
Das awork Projekt muss den Tag Pfeilomat synced haben.
Das awork Projekt muss das Custom Field Jobnummer haben.
Die Jobnummer muss in FileMaker exakt als Projekt gefunden werden.

Gesendete Felder nach `API_Zeitzettel`

FileMaker Feld	Quelle
`Z_Datum`	awork Datum, formatiert als `TT.MM.JJJJ`
`Z_Datum_Jahr`	Jahr aus awork Datum
`Z_Datum_KW`	ISO-Kalenderwoche aus awork Datum
`Z_Mitarbeiter_ID`	Middleware `personio_id`
`Z_Mitarbeiter_Vorname`	Middleware User Vorname
`Z_Mitarbeiter_Nachname`	Middleware User Nachname
`Z_Mitarbeiter_Email`	Middleware User E-Mail
`Z_BEZ_Projektnummer`	awork Custom Field `Jobnummer`
`Z_Projektname`	FileMaker Projektname aus Projekt-Lookup
`Z_BEZ_Kunde`	FileMaker Kunde aus Projekt-Lookup
`Z_Produktname`	FileMaker Produkt aus Projekt-Lookup
`Z_Stunden`	awork Dauer in Stunden, z. B. `0.25` fuer 15 Minuten

Wenn User, Tag oder Jobnummer nicht passen, wird kein FileMaker-Zeitzettel geschrieben. Das Ergebnis steht im Webhook-Event unter filemaker_booked_hours_sync.status.